সংশোধনী দাখিলা, Correcting Entries or rectifying Entries

সংশোধনী দাখিলা 

Correcting entries

হিসাবরক্ষণ প্রক্রিয়ায় বিভিন্ন রকমের ভুল সংঘটিত হতে পারে। কারবার প্রতিষ্ঠানসমূহের ভুল চিহ্নিত হওয়ার সাথে সাথে ভুল সংশোধন করা উচিত। কোনো ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানের হিসাবরক্ষণ প্রক্রিয়ায় সংঘটিত ভুলগুলো সংশোধনের জন্য যে জাবেদা দাখিলা দেওয়া হয় তা-ই সংশোধনী দাখিলা।     

Wegandt, Kimmel and Kieso তাঁদের ‘Accounting Principles’ গ্রন্থে বলেন, correcting entries are entries to correct errors made in recording transactions, অর্থাৎ লেনদেন লিপিবদ্ধ করার সময় সংঘটিত ভুল সংশোধনের জন্য যে দাখিলা দেওয়া হয় তাকে সংশোধনী দাখিলা বলে।     

সংশোধনী দাখিলা ও সমন্বয় দাখিলা মধ্যে বেশ কিছু পার্থক্য আছে। প্রথম, সমন্বয় জাবেদা হলো হিসাব চক্রের অবিচ্ছেদ্য অংশ। অন্যদিকে, সংশোধনী দাখিলার কোনো প্রয়োজন পড়ে না যদি হিসাবরক্ষণ প্রক্রিয়ায় কোনো ভুল না থাকে। দ্বিতীয়, সমন্বয় দাখিলা দেওয়া হয় হিসাবকাল শেষে, কিন্তু যখন ভুল চিহ্নিত হয় তখনই সংশোধনী দাখিলা দেওয়া হয়। তৃতীয়,  সমন্বয় দাখিলা সব সময় একটি আয় বিবরণীর উপাদান এবং আরেকটি আর্থিক অবস্থার বিবরণী বা উদ্বৃত্তপত্রের উপাদানকে প্রভাবিত করে। অন্যদিকে, সংশোধনী দাখিলা ভুল সংশোধনের নিমিত্ত হিসাবের যে কোনো উপাদানকে প্রভাবিত করতে পারে, অর্থাৎ ভুল সংশোধনী জাবেদার ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট হিসাবসমূহের উভয়ই আয় বিবরণীর উপাদান অথবা আর্থিক অবস্থার বিবরণীর উপাদান অথবা একটি আয় বিবরণীর উপাদান এবং অপরটি আর্থিক অবস্থার বিবরণী  উপাদান হতে পারে। চতুর্থ, সংশোধনী দাখিলা সব সময় সমন্বয় দাখিলার পূর্বে খতিয়ানভুক্ত করা হয়।   

ভুল সংশোধনী দাখিলা লিপিবদ্ধ করার নিয়ম 

Rules for correcting entries

যে কোনো ভুলের দ্বারা প্রভাবিত হিসাবের সংখ্যার উপর ভিত্তি করে ভুলকে দুই ভাগে ভাগ করা যায়। যথা- একতরফা ভুল এবং দুই তরফা ভুল। নিচে এই দুই প্রকার ভুল সংশোধনের নিয়ম আলোচনা করা হলো- 

• একতরফা ভুল

যে ভুলের দ্বারা কেবল একটি হিসাব প্রভাবিত হয় তাকে একতরফা ভুল বলে। ‘অনিশ্চিত হিসাব’-কে  ব্যবহার করে একতরফা ভুলের সংশোধনী দাখিলা দিতে হয়। যেমন- 

১. বেতন হিসাবে ৫,০০০ টাকা কম দেখানো হয়েছে। এটি একতরফা ভুল। এই ভুলের কারণে শুধু বেতন হিসাবের পরিমাণ ৫,০০০ টাকা কম হয়ে গেল। এখন বেতন হিসাবকে ৫,০০০ টাকা বাড়িয়ে দিলেই ভুল সংশোধন হয়ে যাবে।   

বেতন হিসাব ডেবিট ৫,০০০/- 

অনিশ্চিত হিসাব ক্রেডিট ৫,০০০/-

২. বেতন হিসাবে ৫,০০০ টাকা বেশি দেখানো হয়েছে। 

অনিশ্চিত হিসাব ডেবিট ৫,০০০/-

বেতন হিসাব ক্রেডিট ৫,০০০/-

৩. ক্রয় হিসাবে ৫,০০০ টাকা বেশি দেখানো হয়েছে। 

অনিশ্চিত হিসাব ডেবিট ৫,০০০/-

ক্রয় হিসাব ক্রেডিট ৫,০০০/- 

৪. হাসানকে থেকে ৫,০০০ টাকা দিয়ে তাঁর হিসাবকে ৫,০০০ টাকা ক্রেডিট করা হয়েছে।  

হাসান (পাওনাদার) হিসাব ডেবিট ১০,০০০/-    

অনিশ্চিত হিসাব ক্রেডিট ১০,০০০/-    

[হাসান (পাওনাদার) হিসাব ডেবিট হওয়ার কথা ছিল কিন্তু তা না করে হাসান (পাওনাদার) হিসাবকে ক্রেডিট করা হয়েছে। তাই সংশোধনের জন্য হাসান (পাওনাদার) হিসাবকে দ্বিগুণ অর্থ দ্বারা ডেবিট করা হলো।]   

• দুতরফা ভুল 

যে ভুলের দ্বারা দুই বা ততোধিক হিসাব প্রভাবিত হয় তাকে দুই তরফা ভুল বলে। এক্ষেত্রে প্রদত্ত ভুল সংশোধন করে সংশোধনী দাখিলা দিতে হয়। এক্ষেত্রে ভুল সংশোধনী দাখিলায় “অনিশ্চিত হিসাব” আসে না। যেমন-  

১. ৫,০০০ টাকার আসবাবপত্র ক্রয় করে ভুলে ক্রয় হিসাবে লিপিবদ্ধ করা হয়েছে।  

আসবাবপত্র হিসাব ডেবিট ৫,০০০/- 

ক্রয় হিসাব ক্রেডিট ৫,০০০/-

[আসবাবপত্র ক্রয় করা হলে “আসবাবপত্র হিসেব”-এ ডেবিট হওয়ার কথা ছিল কিন্তু তা না করে “ক্রয় হিসাব”-কে ডেবিট করা হয়েছে। তাই সংশোধনের জন্য “আসবাবপত্র হিসাব” ডেবিট এবং“ক্রয় হিসাব”-কে ক্রেডিট করা হলো।]     

২. ক্রয় বইতে ৫,০০০ টাকা বেশি লেখা হলো। 

পাওনাদার হিসাব ডেবিট ৫,০০০/-

ক্রয় হিসাব ক্রেডিট ৫,০০০/-  

[ক্রয় বইতে দুইটি পক্ষ থাকে, ক্রয় হিসাব এবং পাওনাদার হিসাব। তাই এটি দুই তরফা ভুল]   

৩. মজুরি প্রদান করে বেতন হিসেবে লিপিবদ্ধ করা হলো ৭,০০০ টাকা। 

মজুরি হিসাব ডেবিট ৭,০০০/-

বেতন হিসাব ক্রেডিট ৭,০০০/- 

৪. হাসানের নিকট হতে ৫,০০০ টাকা পেয়ে জামালের হিসেবে লিপিবদ্ধ করা হলো। 

জামাল (দেনাদার) হিসাব ডেবিট ৫,০০০/-   

হাসান (দেনাদার) হিসাব ক্রেডিট ৫,০০০/-     

Najrul Islam Accounting School - NIAS